Kompetensförsörjning

Vad är kompetensförsörjning?

Låt oss börja med en definition av vad kompetensförsörjning är:

Kompetensförsörjning är arbetet med att säkerställa att företaget har rätt kompetens – på kort och lång sikt.

Det arbetet kan bland annat genomföras med kompetensanalys, kompetenskartläggning, rekrytering, kompetensutveckling, kompetensförsörjningsstrategi och att engagera medarbetare.

Rent konkret går kompetensförsörjningen ut på att säkra ditt företags konkurrenskraft idag och i framtiden. För vissa företag och organisationer är arbetskraften den viktigaste resursen och i det läget blir kompetensförsörjningen särskilt angelägen.

Ett närliggande begrepp till kompetensförsörjning på engelska är talent management.

Varför lägga tid på kompetensförsörjning?

Ja, vad är det som är så viktigt med kompetensförsörjning?

Så här ligger det till:

Det är mer regel än undantag att företag inte har en plan för vad som ska hända om vissa nyckelpersoner plötsligt inte längre finns tillgängliga.

Till exempel i och med frånvaro till följd av sjukskrivning, föräldraledighet eller att personen säger upp sig.

Det är också vanligt att företag inte planerar för vilka kompetenser organisationen kommer behöva på sikt.

Att inte ta höjd för den kompetens som behövs långsiktigt är att skjuta verksamheten i foten.

Risken är överhängande att företagen plötsligt står utan vare sig kompetenta medarbetare eller konkurrenskraft.

Genom att fokusera på kompetensförsörjning kan de här företagen få större möjligheter att arbeta proaktivt för sin framtid och undvika ”kriser” vad gäller kompetens.

Just nu förändras många branscher snabbt och medarbetare blir allt mer benägna att byta jobb. I det läget är det en särskilt stor fördel om du kan undvika allt för stora stormar. På så sätt kan ni på företaget kosta på er att tänka långsiktigt och göra ett bra jobb.

Utökad kompetens kan också leda till snabba vinningar för ditt företag. Till exempel i form av att du kan ta nya projekt och uppdrag som tidigare inte hade varit genomförbara. Snabba förbättringar kan också komma i form av ökad produktivitet eller arbetskvalitet.

Vilka utmaningar finns för kompetensförsörjning?

Kompetensbrist på arbetsmarknaden

En undersökning från ManpowerGroup visar att 3 av 4 svenska arbetsgivare upplever det som svårt att hitta rätt kompetens. Beslutsfattarna upplever alltså en kompetensbrist, men vad beror den på?

Ratio har gjort en enkätundersökning där kompetensförsörjningsansvariga fick komma till tals i frågan. Till exempel deltog vd:ar, HR-chefer och andra beslutsfattare inom kompetensförsörjning.

De fick bland annat ange den största orsaken de såg bakom svårigheterna med att hitta kompetenta kandidater. Beslutsfattarna menade att det framförallt berodde på att kandidaterna hade bristande formella meriter, som relevant arbetslivserfarenhet eller spetskompetens.

Det här stärker caset för att jobba långsiktigt med kompetensförsörjning. Annars kan du plötsligt hamna i ett akut rekryteringsbehov av en kompetens som inte finns tillgänglig med kort varsel.

Förnuft ger vika för känsla hos beslutsfattarna

Så vi har slagit fast att kompetensbrist är ett problem. Men ligger hela utmaningen med rekrytering hos de som söker jobben?

Kan företagens sätt att rekrytera vara en del av problemet?

Den tidigare nämnda undersökningen från Ratio pekar på att rekryteringsansvariga tenderar att gå mer på känsla, intuition och instinkt – istället för att använda rekryteringsverktyg som har visat sig ge korrekta resultat.

I sin studie lyfter Ratio att HR-forskningen visar att ostrukturerade intervjuer och magkänsla är mindre effektiva urvalsverktyg.

Trots det visar enkätsvaren att dessa metoder används oftare än mer effektiva verktyg. Exempel på effektivare verktyg är strukturerade intervjuer, tester och övningar.

Om känsla trumfar förnuft när ditt företag rekryterar finns förbättringspotential här. Inte minst genom att börja ta en strategisk approach till rekrytering och kompetensförsörjning överlag. Det säkrar att alla beslutsfattare på företaget har ett gemensamt ramverk. Här kan till exempel riktlinjer för urvalsverktyg ingå.

Tidsbrist hos företagen

Runt en fjärdedel av de kompetensförsörjningsansvariga i Ratios undersökning (som länkas ovan) sa att de inte hade tid att fundera över företagets långsiktiga kompetensbehov.

Vissa skulle vilja kunna ägna mer tid till kravprofilerna (11,2%) och andra skulle vilja få tid att verkligen leta efter ”rätt” kandidat (9%). Hela 8 % upplever att de ofta använder kontakter för att de inte hinner med en anställningsprocess.

En utmaning är alltså att företag fokuserar på att släcka bränder för kompetensbehoven här och nu – snarare än att planera långsiktigt.

När du äntligen frigör tid för att göra ett gediget grundarbete kommer du märka att allt det du gör därefter går lättare. Varje proaktiv aktivitet bidrar till färre bränder att släcka.

Att välja bra kompetensutveckling

Att hitta rätt alternativ för kompetensutveckling är inte helt enkelt. Om du någon gång har suttit med uppgiften vet du det.

Att välja rätt kurs, göra bedömningar kring budget och vad som tar en rimlig tid i anspråk är svårt. Låt oss ta några exempel på vad som kan gå snett. Även om kursen låter bra kan innehållet vara på fel kunskapsnivå – eller ha en specifik inriktning som inte stämmer överens med verkligheten på ditt företag.

Det blir enklare för beslutsfattare på ditt företag att välja rätt om det finns ett tydligt ramverk kring budget och övergripande mål för kompetensutvecklingen.

Med andra ord vinner du och din organisation på att ha en långsiktig strategi att luta er mot.

Och ett bonustips:

Det som verkar för bra för att vara sant är ofta det. Kompetensutveckling som verkligen ger ditt företag något värde i längden kommer troligen med en prislapp.

Vad är strategisk kompetensförsörjning?

Strategisk kompetensförsörjning är att ta en målmedveten approach till kompetensförsörjning. Du sätter upp en strategi och arbetar stegvis mot att nå målen. Du jobbar gärna på individ-, avdelnings-, och organisationsnivå för bästa resultat.

Utmaningarna som listas ovan kan minimeras eller undvikas med en mer strategisk approach. Däri ligger värdet med strategisk kompetensförsörjning. Du och resten av företaget får ett större lugn och fokus i arbetet.

Så jobbar du med kompetensförsörjning

Kompetensanalys och kompetenskartläggning

Första steget är att få en överblick på nuläget. Det får du via en kompetensanalys och kompetenskartläggning.

Vilka kompetenser finns i din organisation? Vilka kompetenser behövs idag och inom en viss framtid?

De här två frågorna besvarar du i en kompetenskartläggning. Därefter analyserar du resultaten i en kompetensanalys.

I den analysen kan du hitta kompetensluckor (eller kompetensgap som de ibland kallas). Med det menas kompetenser ni behöver men inte har på företaget idag.

Kompetensförsörjningsstrategi

Nästa steg är att sätta en kompetensförsörjningsstrategi. Med den som styrdokument kan du sedan jobba med att upprätthålla kompetensen företaget har och fylla på med den ni saknar.

Du kan läsa mer om vad kompetensförsörjningsstrategin bör innehålla längre ner i texten.

Kompetensutveckla anställda – upskill

En del i kompetensförsörjningsstrategin är att löpande uppdatera kompetenserna hos de anställda du redan har. Kanske med helt nya kompetenser eller fördjupning av de som de redan besitter.

Idag förändras yrkesroller och arbetsuppgifter snabbt. Därför blir ett livslångt lärande (upskilling) viktigt för dig som företag. Det kommer nämligen hjälpa dig att behålla företagets konkurrenskraft och dina ambitiösa medarbetare.

Upskilling kan handla om att tillföra kompetenser kring nya verktyg, metoder eller arbetssätt. Eller kompetensutveckling av medarbetare som ska ta på sig nya uppgifter, till exempel för personer som blir befordrade till chefsroller.

Utbildningens betydelse för kompetensutveckling är mångfacetterad. Dels är traditionella kurser ett uppskattat sätt att lära sig, dels ger det medarbetarna en chans att bygga ett nätverk med likasinnade.

Det finns också andra metoder för kompetensutveckling eller upskilling, som coachning eller mentorskap. Vad som passar bäst beror på situationen, förutsättningarna och målet.

Rekrytera rätt

Ett sätt att få in rätt kompetens på ditt företag är rekrytering. Men det är inte en helt enkel process. Som sagt upplever många företag att det är svårt att få tag på folk med rätt kompetens. Många företag har också utmaningar med hur de utför sin rekrytering. Ovanpå allt lider de av tidsbrist.

Här gäller det att ställa om tankesättet och frigöra resurser för att jobba mer proaktivt. Med en kompetensförsörjningsstrategi blir det lättare för ditt företag att jobba långsiktigt med rekrytering. Nästa punkt, employer branding, kommer också bidra till en effektivare rekryteringsprocess.

Employer branding

Som en del i att rekrytera rätt väljer allt fler att arbeta långsiktigt med employer branding, alltså att bygga ett varumärke som arbetsgivare.

Här handlar det om att bygga varumärke gentemot potentiella och nuvarande medarbetare. Målet är att behålla och locka den sorts arbetskraft du är intresserad av.

Genom att skifta fokus från vad företaget vill ha till vad företaget har att erbjuda de anställda – kommer du troligen lättare få tag på det företaget vill ha.

Utveckla roller och organisation

Det kan vara bra att tänka utanför lådan när du försöker lösa kompetensluckor.

Kan exempelvis en yrkesroll på företaget utvecklas i en ny riktning för att bli mer relevant? Kan en avdelning slås ihop med en annan? Är konsulter eller rekrytering rätt val just nu och i framtiden? Skulle en avdelning kunna justera sitt arbetssätt med ny kompetens för att bli mer konkurrenskraftig?

Ta hand om de anställda du har

Både att rekrytera och kompetensutveckla kan vara dyrt och krångligt. Därför är en central del av kompetensförsörjning att minimera personalomsättningen. Målet är att inte förlora personer som du har investerat i att rekrytera och kompetensutveckla.

Kompetensutveckling i sig kan vara ett sätt att öka nöjdheten hos anställda. Employer branding spelar också en viktig roll.

Vad ska en kompetensförsörjningsstrategi innehålla?

En kompetensförsörjningsstrategi ska fungera som ett styrdokument och guide för att säkra upp rätt kompetens på företaget långsiktigt.

Kompetensförsörjningsstrategin kan innehålla:

• Affärsmålen
• Kompetenser som behövs idag och på sikt
• Kompetenser som finns idag
• Potentiella och existerande kompetensluckor
• Plan för att stänga kompetensluckor
• Plan för att vara en arbetsgivare som står ut i konkurrensen
• Successionsplanering
• Plan för uppföljning av strategin

Så kan IHM bidra till din kompetensförsörjning

När du väljer utbildningar från IHM kan du räkna med att dina medarbetare får med sig kompetens som är direkt applicerbar i verkligheten. När vi tar fram utbildningar gör vi det i nära samarbete med näringslivet via så kallade advisory boards. I dessa advisory boards samlar vi experter inom olika segment. Målet är att säkra att kompetensutvecklingen vi erbjuder matchar företagens kompetenskrav och fortsatt linjerar med verklighetens kompetensbehov.