Ny som chef - så arbetar du effektivt i en chefsposition

KLARGÖR DITT UPPDRAG SOM CHEF

Att förstå vad rollen innebär är avgörande för att lyckas som ny chef. Redan innan du tillträder rollen är det viktigt att tydliggöra vilka förväntningar som finns. Som ny i rollen som chef bör du ha en tydlig dialog med din egen chef kring uppdraget, ansvar och mål.

Vilket ansvar har du? Och vilka mandat har du för att genomföra detta ansvar på ett konstruktivt sätt? Vilka mål ska du jobba mot, och hur ska du som ny chef ansvara för och stötta ditt team?

FÖRSTA MÖTET MED TEAMET – SÅ PRESENTERAR DU DIG SOM NY CHEF

Många nyblivna chefer funderar på hur de ska presentera sig för teamet. Det första mötet är ett bra tillfälle att göra ett starkt intryck, men det är minst lika viktigt att lyssna. Som ny chef är det en fördel att låta medarbetarna beskriva hur de upplever sin arbetsplats och vilka förbättringsområden de ser. Detta ger dig en värdefull grund för att planera ditt ledarskap framöver.

Efter detta första möte kan du som ny chef använda teamets tankar för att finslipa dina idéer. Även om du tidigare har varit en del av teamet är det bra att få inblick i deras perspektiv. Visa ditt stöd i förändringsprocesserna genom att diskutera varför de är viktiga och vad de kommer att tillföra för teamet.

Vill du djupdyka - Läs artikeln: Så är en bra chef

ÖVERGÅNGEN FRÅN KOLLEGA TILL NY CHEF

Att gå från kollega till ny chef är en övergång som många nya chefer finner utmanande. I din nya chefsroll kommer relationerna med tidigare kollegor att förändras, och det är viktigt att förbli professionell och rättvis. Som ny i rollen som chef är det bra att forma nya nätverk där du kan bolla tankar och utmaningar, till exempel med andra chefer eller inom ditt yrkesnätverk.

SÅ HANTERAR DU FELEN DU KOMMER GÖRA SOM NY CHEF PÅ JOBBET

Som nybliven chef är det lika bra att du förlikar dig med att du kommer göra fel ibland. När det väl har gått åt skogen, hur ska du hantera dina misstag? Här har vi samlat några tips:

• Var ärlig med dig själv – och öppen för att du kan ha gjort fel. Alla människor har ett ego och det kan vara svårt att inse att vi har gjort fel. Det är lättare att skylla på andra. När en situation uppstår, försök att betrakta den utifrån. Har du en del av ansvaret trots allt? Även om du tekniskt sätt har gjort allt rätt, hade du kunnat fånga upp något? Det kan vara bra att som ny chef ha med sig misstagen som en nyttig erfarenhet till nästa gång.

• Gör en pudel och erkänn ditt misstag. Att slingra dig kommer bara få dig att framstå i negativ dager. Äg hellre dina misstag från början. Som ny chef kommer du att göra misstag, att kunna erkänna sina fel när de uppkommer gör dig till en bättre ledare.

• Leverera ett konkret nästa steg. När saker går snett behövs en lösning. Agera vuxet, tänk framåt och leverera ett eller flera konkreta åtgärdsförslag.

• Lär dig för framtiden. Ta tid till att lära dig av vad som gick snett. Genom att lära dig av dina misstag kommer du växa i din självkänsla, kunskap och förmåga som ledare. Så utvärdera vad som ledde till misstaget och försök hitta sätt att undvika samma sak i framtiden. Hade du kunnat fånga upp situationen tidigare? Kan en konkret rutin sättas för att undvika fallgropen?

• Släpp det! Vi gör alla misstag, nya chefer såväl som rutinerade ledare. Har du hanterat misstaget på ett medvetet sätt och kommit till en acceptabel lösning är det dags att ta sig vidare och släppa det. Gräv inte ner dig i gamla misstag utan lägg det bakom dig och gå vidare.

VÅGA ATT GE OCH TA EMOT FEEDBACK

Om du skapar en stämning inom teamet där ni kan ge och ta feedback på ett bra sätt kommer ni alla växa av det. Det avdramatiserar att göra fel och att fråga om råd. Kom ihåg att negativ feedback bör levereras enskilt. Att kunna ge och ta feedback är inte något som enbart är aktuellt för dig när du är ny som chef. Även när du har fått lite mer erfarenhet i bagaget kommer färdigheten att arbeta med feedback ge dig fördelar i ditt ledarskap.

En klassisk metod för att ge feedback är hamburgarmetoden. Enligt den ger du feedback på det här sättet:

1. Positiv feedback: ”En sak jag tyckte du gjorde bra...”
2. Konstruktiv feedback: ”Till nästa gång tänker jag...”
3. Positiv feedback: ”Men som sagt, du gjorde mycket rätt också. Till exempel...”

På det här sättet undviker du att bara leverera negativ feedback. Dina teammedlemmar är säkert duktiga på vad de gör. Ironiskt nog blir det lätt att glömma bort att berömma personer som har en hög grundstandard.

En annan viktig punkt är att feedbacken måste vara konstruktiv. Vag feedback är svår för mottagaren att omvandla i konkreta förändringar. Så jobba gärna med exempel och diskutera fram konkreta åtgärder för framtiden med teammedlemmen.

LÄR DIG ATT DELEGERA EFFEKTIVT

Att delegera är en viktig del av din nya chefsroll. En tydlig brief gör stor skillnad för resultatet du får i slutändan. Få gärna med detta:

• Vad är bakgrunden till uppgiften? Varför ska den göras?
• Vilket underlag finns redan? Hur ser nuläget ut?
• Kravställning – vad måste ingå i uppgiften?
• Hur ska slutresultatet se ut?
• Hur ska medarbetaren prioritera den här uppgiften i förhållande till sina andra uppgifter?
• Kom överens om en deadline.
• Fråga teammedlemmen om något behövs från dig för att uppgiften ska kunna utföras på ett bra sätt.

Om du delegerar en uppgift i kompetensutvecklingssyfte är det bra om du är extra proaktiv med stödet. Det finns alltid en tröskel för medarbetarna till att be dig om hjälp. Då är det bättre om du exempelvis erbjuder dig att checka in löpande eller att hålla en genomgång i förväg.

Var tydlig med teammedlemmarna om när du låter dem ta ansvar för sina egna uppgifter. Tydlighet i vem som har ansvar och mandat gör det lättare för var och en att veta hur arbetsgången ska se ut.

UTBILDNING FÖR DIG SOM ÄR NY SOM CHEF

Att bli chef är som vilket jobb som helst – du behöver kunskap för att lyckas. Om du är ny som chef ger en ledarskapsutbildning hos IHM dig mängder av matnyttig kunskap och ökad trygghet i din roll. Dessutom får du träffa andra som också är nya som chefer på en utbildning. I och med det får du en chans att bygga upp ett nätverk och bolla frågor du har tänkt på.

Vi har ett brett utbud av utbildningar i ledarskap för dig som är ny som chef. Till exempel kan du som är ny som chef gå en av dessa utbildningar:

• Affärsutvecklande ledarskap: För dig som vill utveckla ditt ledarskap för att påverka företagets ”bottom line” i positiv riktning.
• Personligt ledarskap: För dig som vill bygga förtroende hos medarbetare, för att säkra teamets framgång.
• Utvecklande ledarskap: För dig som vill motivera och utveckla dina medarbetare och skapa en effektivare organisation.

CHECKLISTA FÖR DIG SOM ÄR NY SOM CHEF

Här har vi sammanfattat artikeln i en checklista för dig som är ny som chef.

• Klargör ditt uppdrag tillsammans med din egen chef.
• Säkra att du har tid och mandat att hantera ditt uppdrag.
• Ägna majoriteten av det första mötet åt att lyssna in teamet.
• Ha enskilda samtal med varje teammedlem för att lära känna dem.
• Var tydlig med teamet om varför förändringar genomförs.
• Ha inte favoriter bland teammedlemmarna – agera professionellt.
• Hitta nya "ventiler" – personer du kan bolla ditt chefskap med.
• Hantera dina misstag på ett konstruktivt sätt.
• Kom ihåg att ge både positiv och konstruktiv feedback.
• Lär dig delegera effektivt - med tydliga briefar som inte minst klargör ansvarsfördelning.
• Var proaktiv med att ge medarbetare stöd för att utvecklas.
• Behöver du ytterligare kompetens – gå en utbildning för dig som är ny som chef.