Kartlägg kompetensen på din arbetsplats

Vad är en kompetensanalys och kompetenskartläggning?

En kompetenskartläggning går ut på att kartlägga vilken kompetens som finns och behövs i en organisation idag. En kompetensanalys analyserar det kompetenskartläggningen kommer fram till.

Vissa företag börjar med att kartlägga vilka kompetenser som behövs för att möta behoven inom en roll, avdelning eller organisation.

Andra börjar i andra änden, med att kartlägga medarbetarnas individuella kompetenser.

När kompetenskartläggningen och kompetensanalysen är klara börjar du och organisationen jobba för att kompetensutveckla i rätt riktning. Det gäller både existerande medarbetare och i samband med rekrytering. Din kompetenskartläggning och kompetensanalys blir alltså beslutsunderlag i samband med val av kurser, interna utbildningsinsatser, rekrytering och liknande.

Om du kommunicerar slarvigt kring en kompetenskartläggning kan vissa medarbetare missuppfatta initiativet som en misstroendeförklaring mot dem. Även om så inte är fallet. Så se till att kommunicera tydligt kring kompetenskartläggningens mål och vilka möjligheter det här ger den enskilda medarbetaren. Kartläggningen är troligen inledningen på ett större arbete med strukturerad kompetensutveckling – något många medarbetare uppskattar. Därför kan kartläggningen presenteras som en möjlighet att lämna önskemål på kompetensutveckling och hur man vill utvecklas inom företaget på sikt.

Varför ska jag göra en kompetenskartläggning?

Om du inte vet vilken kompetens företaget har idag blir det svårt att arbeta strategiskt med att stärka upp den. Genom att göra en kartläggning får du en rättvisande bild av verkligheten.

Kanske finns det kompetenser bland personalen som du inte visste om. Bara för att en person jobbar med en viss uppsättning uppgifter idag betyder det inte att de inte har en bakgrund inom andra områden som skulle kunna tillföra värde för företaget.

Kompetens är för övrigt en bristvara, så att låta den resursen gå oupptäckt är en förlust för företaget.

En undersökning från ManpowerGroup visar att tre av fyra svenska arbetsgivare har svårt att hitta rätt kompetens. Detta trots hög arbetslöshet i samband med coronapandemin.

Om du någon gång har varit involverad i rekrytering så vet du att det är tidsödande, resurskrävande och krångligt. Det är svårt att utvärdera och våga satsa på nya personer. Genom en kompetenskartläggning och kompetensanalys kan du upptäcka dolda förmågor inom personalen – och vad medarbetarna vill bli bättre inom. Om medarbetarnas önskemål ligger i linje med affärsmålen är det guld värt, eftersom de kommer vara mer självdrivna i lärandet.

Inte minst eftersom arbetsmarknaden är i snabb förändring just nu. Det gör kompetensutveckling allt viktigare för arbetstagares förmåga att förbli attraktiva på arbetsmarknaden. Om ditt företag erbjuder strukturerad kompetensutveckling möjliggör det för medarbetarna att stanna längre på samma arbetsplats, eftersom de fortsätter utvecklas.

Hur gör jag en kompetenskartläggning?

Det finns olika metoder för att göra kompetenskartläggningar och kompetensanalyser. Till exempel kan du samla in information från medarbetarna genom enkäter eller utvecklingssamtal. När du väljer metod för datainsamling, utgå från vad företaget behöver få reda på och hur dina medarbetare brukar fungera. Så här kan processen för kompetenskartläggning och kompetensanalys i vissa fall se ut:

1. Formulera syfte och mål för arbetet med kompetensutveckling i det stora perspektivet.
2. Sätt upp vilka kompetenser som krävs i organisationen idag och vilka som du tror kommer behövas i framtiden.
3. Samla in information om medarbetarnas kompetens. Dels i förhållande till vilka kompetenser som krävs i deras roll, dels för att fånga upp deras dolda förmågor – och målen för utveckling framöver. Det är också bra att samla in information om vilken nivå deras kompetens ligger på. Det blir exempelvis svårt att svara definitivt ja eller nej på om en person kan engelska. Många använder en numrerad skala.
4. Analysera det insamlade materialet och jämför med företagets behov för att identifiera kompetensgap.
5. Dokumentera vad du kommer fram till och använd det i arbetet framåt.
6. Använd eventuellt visualisering för att göra det lätt att presentera resultaten och sätta dem i sitt sammanhang.

Verktyg och mallar för kompetenskartläggning och kompetensanalys

Talent management system och HR-system

Om ditt företag har ett HR-system eller talent management system som stöder kompetenskartläggning och kompetensanalys gör det naturligtvis arbetet enklare. Åtminstone på så sätt att dokumentationen blir lättare att göra.

Vissa företag har varken den här sortens system eller investeringsvilja att skaffa dem. Som tur är går det bra att göra en kompetenskartläggning och kompetensanalys på en mer grundläggande nivå också.

Kompetensmatris och spindeldiagram

En kompetensmatris är ett konkret sätt att få översikt på medarbetarnas kompetens. I en tabell sorteras varje individs kompetensnivå på olika områden med en siffra inom ett visst spann (ex. 1–5). Utifrån det kan du kartlägga förbättringsområden på individnivå, avdelningsnivå eller organisationsnivå. Du kan till exempel få fram högstanivå, lägstanivå och medelnivå för medarbetarna på en avdelning. En mall för kompetenskartläggning med den här metoden kan se ut ungefär så här:

En enkel kompetensmatris kan du bygga i Excel. Ett vanligt sätt att visualisera en kompetensmatris är spindeldiagram. På det här sättet blir det lätt att se vilka områden organisationen, avdelningen eller individen är stark inom och vad som kan förbättras.

Argumenten du presenterar för att få göra kompetenskartläggning och kompetensanalys

Låt oss avslutningsvis lämna dig med argumenten du ska ta upp med beslutsfattarna för att få igenom din kompetenskartläggning och kompetensanalys:

• Kompetenskartläggningen och kompetensanalysen blir ett viktigt steg mot att framtidssäkra företagets kunskapsnivå.
• Säkra för enklare successionsplanering så att ni kan bibehålla leveranssäkerhet när någon slutar.
• Slipp onödig rekrytering – kanske finns redan medarbetare med kunskapen som behövs!
• Kompetenskartläggningen öppnar upp för att nyttja personalens kompetens mer effektivt.
• Det gynnar företagets ”bottom line” och gör medarbetarna glada – en klassisk ”win-win”.